Zgłoszenie żądania urlopu pocztą elektroniczną

Jeden z pracowników przed rozpoczęciem pracy zgłosił żądanie udzielenia 4 dni urlopu. Wniosek w tej sprawie wysłał pocztą elektroniczną na adres e-mailowy firmy. Czy taka forma zgłoszenia żądania jest dopuszczalna?

Istotą urlopu tzw. na żądanie jest możliwość korzystania przez pracownika z 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym z przysługującej mu puli urlopowej w dogodnym dla niego terminie. Forma zgłoszenia żądania jest dowolna.

Problematykę urlopu na żądanie pracownika reguluje art. 167² K.p. Na podstawie powołanej normy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi 4 dni urlopu w ciągu roku na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Wymienione 4 dni urlopu wchodzą w skład puli urlopowej na bieżący rok kalendarzowy. Ustawowym warunkiem realizacji prawa do tego urlopu jest przedłożenie wniosku o jego udzielenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Kwestię tego terminu wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346). Jak wynika z sentencji cytowanego orzeczenia pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem swojego dnia pracy (przed godziną, od której powinien stawić się do pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy). Stanowisko to potwierdził w uzasadnieniu wyroku z dnia 7 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 162/07) wyjaśniając w nim ponownie, że wniosek o urlop na żądanie powinien zostać zgłoszony najpóźniej do momentu przewidzianego rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. W wyroku z dnia 7 listopada 2013 r. (sygn. akt SNO 29/13) przyjął zaś, iż regulamin pracy lub przyjęta praktyka pracodawcy mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku.

W październiku 2014 r. dwaj pracownicy wystąpili z wnioskiem o 1 dzień urlopu na żądanie. Pierwszy z nich, zatrudniony przy pilnowaniu, miał tego dnia przepracować 12 godzin, a harmonogram drugiego, świadczącego pracę w systemie równoważnym przewidywał na ten dzień 3 godziny pracy. Obaj pracownicy wykorzystali po 1 dniu urlopu na żądanie, z tym że pierwszemu pracodawca odpisał z godzinowej puli urlopowej 12 godzin, a drugiemu - 3 godziny, ponieważ tyle były "warte" w przeliczeniu godzinowym dni urlopu wspomnianych pracowników.

Ustawodawca nie określił w jakiej formie pracownik może zgłosić żądanie udzielenia omawianego urlopu. Przyjmuje się, że może być ona dowolna, np. telefoniczna, elektroniczna, za pośrednictwem innej osoby, w każdym razie taka, dzięki której oświadczenie woli pracownika dotrze do pracodawcy najpóźniej tego samego dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu. W cytowanym wyżej wyroku z dnia 7 listopada 2013 r. Sąd Najwyższy orzekł, iż: "(…) Nie ma znaczenia sama forma zgłoszenia żądania pracodawcy przez pracownika woli korzystania z urlopu na podstawie art. 167² K.p. Żądanie takie może być zgłoszone także faksem skierowanym do pracodawcy. (…).".

Pracownik może skorzystać z urlopu w omawianym trybie na przestrzeni roku kalendarzowego czterokrotnie po jednym dniu albo łącznie z dwóch, trzech, a nawet czterech dni.

Zwracamy uwagę! Pracownik jest uprawniony do skorzystania z 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym, bez względu na liczbę pracodawców, u których był zatrudniony. Dlatego jest konieczne, aby pracodawcy odrębnie ewidencjonowali ten szczególny urlop, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę podawali informację o jego wykorzystaniu w treści świadectwa pracy.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jednak odmowa dotyczy tylko sytuacji wyjątkowych. W wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Obowiązek udzielenia urlopu »na żądanie« nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.". W wyroku z dnia 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSP 2009/12/129) Sąd Najwyższy orzekł, iż pracownik nie może rozpocząć urlopu "na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Jak czytamy: "Nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla przyjęcia stanowiska, że zawartemu w art. 167² K.p. pojęciu »udzielić urlopu« należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167² K.p. (...).".