Jak obliczyć ekwiwalent urlopowy dla niepełnoetatowca?

W razie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę konieczna jest wypłata, choć czasem w różnych terminach, wszelkich świadczeń pieniężnych należnych mu ze stosunku pracy. Najczęściej jest to wynagrodzenie za pracę, odprawa emerytalno-rentowa czy ze zwolnień grupowych, a także ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przy czym, w celu ustalenia ekwiwalentu za urlop należy kierować się zasadami obowiązującymi przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z pewnymi modyfikacjami określonymi przez ustawodawcę.

Reguły ustalania ekwiwalentu

Jeżeli pracownik w czasie zatrudnienia nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w naturze (w całości bądź w części), to obowiązkiem pracodawcy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy jest wypłata ekwiwalentu (art. 171 § 1 K.p.). Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, gdy pracownik nawiąże z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej i strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie tej kolejnej umowy. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu.

Zasady ustalania ekwiwalentu urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego (…), dalej rozporządzenia urlopowego. W myśl § 15 tego aktu prawnego, przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. stałe miesięczne wynagrodzenie, stały dodatek funkcyjny lub stażowy, stała premia miesięczna) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Drugą grupę składników stanowią tzw. składniki zmienne miesięczne, czyli przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie godzinowe, akordowe, zmienne premie regulaminowe, dodatki nocne). Uwzględnia się je przy obliczaniu ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to tzw. dopełnienie podstawy. Ponadto w przypadku gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 16 rozporządzenia urlopowego).

Trzeci rodzaj składników, czyli składniki przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 rozporządzenia urlopowego). Zalicza się do nich np. premie kwartalne, półroczne czy roczne.

Współczynnik dla niepełnoetatowców

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w podany sposób przez współczynnik,
dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (§ 18 rozporządzenia urlopowego).

Jeżeli chodzi o współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, to ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Wartość współczynnika urlopowego dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy obniża się proporcjonalnie do wymiaru jego etatu.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu, pracujący po 6 godzin na dobę, z dniem 9 lutego 2013 r. rozwiązał za wypowiedzeniem umowę o pracę. Miał on ponad 10-letni staż pracy. Od 28 sierpnia 2012 r. do 22 stycznia 2013 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. W okresie od 23 stycznia do 8 lutego br. korzystał z urlopu zaległego za 2012 r. Nie wykorzystał 6 godzin urlopu zaległego za 2012 r. oraz 4 dni urlopu za 2013 r. Ustalenie puli godzinowej urlopu za 2013 r.:

26 dni × 3/4 etatu = 19,5, po zaokrągleniu 20 dni,

20 dni × 2/12 = 3,33, po zaokrągleniu 4 dni,

4 dni × 8 godz. = 32 godz. (1 dzień urlopu odpowiada 8 godz. pracy także w przypadku niepełnoetatowców, niezależnie od tego, po ile godzin wykonują pracę na dobę, chyba że obowiązują ich niższe normy czasu pracy np. z tytułu niepełnosprawności).

Pracownik otrzymywał w 2012 r. wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1.125 zł, a od 2013 r. - 1.200 zł. Jeżeli pracownik nie otrzymywał innych składników poza stałym miesięcznym wynagrodzeniem, to do podstawy ekwiwalentu należy przyjąć to wynagrodzenie, w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2013 r. wynosi 20,92.

Ustalenie ekwiwalentu za urlop:

1.200 zł : (20,92 × 3/4 etatu) = 76,48 zł,

76,48 zł : 8 = 9,56 zł,

9,56 zł × (6 godz. + 32 godz.) = 363,28 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.)