Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 1 (331) z dnia 1.01.2013

Wykorzystywanie zaległych urlopów

1) W jakim terminie należy udzielać pracownikom zaległych urlopów za 2012 r.? Czy pracodawca może sam skierować pracownika na taki urlop?

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi zaległych urlopów wypoczynkowych do 30 września 2013 r.

Jest regułą, że urlopu należy udzielić w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 K.p.). Urlopy powinny być wykorzystywane zgodnie z planem urlopów lub w terminach ustalonych w porozumieniu z pracownikami.

W praktyce rozwiązanie przyjęte w art. 168 K.p. ma zastosowanie w przypadku fakultatywnego oraz obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu, przerwania urlopu, jak również odwołania pracownika z urlopu (art. 164-167 K.p.). Jeśli jednak nie zachodzą żadne subiektywne ani obiektywne przeszkody, urlop powinien być udzielany na bieżąco, zgodnie z planem urlopów albo w uzgodnionym terminie.

Niewykorzystanie zaległego urlopu do 30 września następnego roku nie skutkuje utratą prawa do tego urlopu. Można go udzielić także później. Roszczenie o urlop ulega bowiem przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia wymagalności (art. 291 K.p.). Datę, od której zaczyna biec termin przedawnienia roszczenia o urlop wyznacza art. 161 K.p. wskazujący okres, w którym pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu. Jest nim rok kalendarzowy, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Stąd bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Jeśli termin urlopu przesunięto na inny, uzgodniony z pracownikiem termin, to bieg przedawnienia rozpoczyna się od tego nowego terminu. Realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy (por. wyrok SN z dnia 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36).

Przypominamy, że od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje zmiana określonego w art. 168 K.p. terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, wprowadzona ustawą z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. nr 232, poz. 1378). Od ubiegłego roku zaległy urlop może być wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie do końca pierwszego kwartału. Analizując orzecznictwo dotyczące sporów miedzy pracodawcami, a pracownikami w omawianej kwestii, w sytuacji tak radykalnej zmiany terminu, w którym należy udzielić pracownikowi zaległego urlopu wydaje się, że w znacznej mierze stało się ono nieaktualne. Nie powinny się już zdarzać przypadki rozpoczynania zaległego urlopu bez zgody pracodawcy (por. wyrok SN z dnia 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00, OSNP 2002/15/353), czy też przymusowego kierowania pracownika na zaległy urlop (por. wyrok SN z dnia 25 sierpnia 2004 r., sygn. akt I PZP 4/04, Wspólnota 2004/19/54), chociaż nie jest to wykluczone.

2) Czy niewykorzystane dni urlopu z puli na żądanie mają inny termin na zrealizowanie uprawnienia?

Tak. Reguła ta wynika wprost z art. 168 K.p., który stanowi, że obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu nie dotyczy części urlopu udzielanej zgodnie z art. 167² K.p.

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym (art. 167² K.p.). Wymienione dni wchodzą w skład pełnej puli urlopowej pracownika za bieżący rok kalendarzowy.

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Państwowej Inspekcji Pracy, przepis art. 168 K.p. nie obliguje do wykorzystania urlopu zaległego, który przed 1 stycznia danego roku był tzw. urlopem na żądanie, w terminie do końca marca (obecnie do końca września) danego roku. Taki obowiązek odnosi się wyłącznie do zwykłego urlopu zaległego, tj. takiego, który nie został wykorzystany (pomimo iż był zaplanowany bądź uzgodniony) w związku z przesunięciem lub przerwaniem z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa. W konsekwencji urlopu zaległego, będącego wcześniej częścią urlopu wypoczynkowego przeznaczoną do wykorzystania w trybie "na żądanie", można zdaniem PIP, bez ryzyka narażenia się na odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, udzielić w dowolnym terminie. Powinno się to jednak odbywać w ramach planowania bądź uzgodnień indywidualnych (znak pisma: GPP-110-4560-170/08/PE).