Pierwszy i kolejny urlop wypoczynkowy

Pracownikowi przysługuje niezbywalne prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Przy czym ustawodawca podzielił urlop wypoczynkowy na dwa rodzaje: nabywany w pierwszym roku pracy zawodowej oraz na urlop kolejny. Uzyskiwanie prawa do tych urlopów odbywa się na różnych zasadach.

Urlop w pierwszym roku pracy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). Pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu z dołu, z upływem każdego miesiąca pracy. Urlop ten zwany jest cząstkowym, gdyż pracownik zyskuje do niego prawo cyklicznie, po każdym przepracowanym miesiącu. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują zaokrąglania wymiaru pierwszego urlopu w górę do pełnego dnia (przykład 1). Jednak pracodawca może wprowadzić do przepisów wewnątrzzakładowych zasadę zaokrąglania urlopu cząstkowego, która będąc dla pracownika korzystniejsza od przepisów ustawowych nie naruszy przepisów Kodeksu pracy.

Jeżeli chodzi o pierwszy urlop, to czasami pracownik w ogóle nie nabędzie do niego prawa. Taka sytuacja wystąpi w przypadku, gdy pierwsza praca zostanie podjęta po 1 grudnia danego roku, czyli w roku kalendarzowym, w którym pracownik pierwszy raz podjął pracę, nie przepracuje on ani jednego pełnego miesiąca. Wówczas nie będzie mu przysługiwało prawo do pierwszego urlopu, tylko w dniu 1 stycznia następnego roku (lub w innym pierwszym dniu zatrudnienia w następnym roku kalendarzowym) od razu nabędzie prawo do urlopu kolejnego.

Liczenie okresu zatrudnienia

Przy ustalaniu miesiąca pracy dla celów nabycia prawa do pierwszego urlopu stosuje się potoczne zasady liczenia terminów. Jak bowiem wynika z orzecznictwa sądowego, w prawie pracy ustanowiono odrębne od cywilistycznych zasady liczenia terminów dla celów nabywania uprawnień ze stosunku pracy. W wyroku z dnia 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Sposób liczenia terminów określony w art. 112 K.c. nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych (...)". Z uzasadnienia tego wyroku wynika, że okres pracy dla nabywania uprawnień ze stosunku pracy powinien być ustalony przy uwzględnieniu potocznego sposobu liczenia terminów, czyli bez korzystania z przepisów Kodeksu cywilnego. Dotyczy to również nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego. Zatem stosując potoczny sposób liczenia, miesięczny okres zatrudnienia rozpoczęty np. 1 marca zakończy się 31 marca, a roczny okres liczony od 13 lutego zakończy się 12 lutego następnego roku. Takie samo stanowisko w tej sprawie zajmuje Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, który w piśmie z dnia 18 stycznia 2011 r. stwierdził m.in., iż zasady obliczania okresu pracy warunkującego nabycie uprawnień pracowniczych są zawarte w postanowieniach prawa pracy i odbiegają od reguł prawa cywilnego. Uznając zaś, że kwestia ta jest uregulowana w prawie pracy (jakkolwiek nie wprost), nie ma podstaw, by sięgać do Kodeksu cywilnego, gdyż w myśl art. 300 K.p. stosuje się go do stosunków pracy tylko w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy.

Zaliczanie wcześniejszego zatrudnienia

Do stażu, od którego zależy prawo do urlopu, wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na sposób ustania stosunku pracy i przerwy między tymi okresami (art. 154¹ § 1 K.p.). Zasada ta dotyczy również urlopu w roku podjęcia pierwszej pracy w razie zmiany pracodawcy przed upływem pełnego miesiąca zatrudnienia. Kolejny pracodawca nalicza urlop z upływem miesiąca, uwzględniając okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. W takiej sytuacji, jeżeli między okresami pracy występuje przerwa, za miesiąc przyjmuje się 30 dni (przykład 2). W tym bowiem przypadku, ze względu na nieuregulowanie zasad ustalania okresów nieciągłych w przepisach Kodeksu pracy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego (art. 114 K.c. w związku z art. 300 K.p.).

Należy zaznaczyć, że przepis art. 153 K.p. stanowiący o nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę, odnosi się nie do pierwszej pracy danego pracownika, lecz do całego roku kalendarzowego, w którym ta pierwsza praca została podjęta. Pracownik może bowiem także w czasie pierwszego kalendarzowego roku pracy zmieniać pracodawców, przy czym cały czas w tym roku będzie nabywał prawo do urlopu cząstkowego, a nie tylko u pierwszego pracodawcy, u którego podjął pracę w tym roku.

Ustalanie stażu urlopowego

W myśl art. 154 § 1 K.p., wymiar urlopu pracownika wynosi:

20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni - jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

W przypadku pracownika w pierwszym roku pracy zasady nabywania prawa do urlopu wynikają z art. 153 § 1 K.p. Stanowi on, że pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Powołany przepis zawiera sformułowanie "urlopu przysługującego po przepracowaniu roku". Do niedawna w praktyce urlopowej uznawano, że taka konstrukcja przepisu nakazuje przyjmowanie do stażu urlopowego pracownika w pierwszym roku pracy dodatkowo jednego roku, który dopiero będzie przez niego przepracowany. Tak też pisaliśmy na łamach Gazety Podatkowej. Odmienne stanowisko w tej sprawie zajęło jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramka).

Kalkulator stażu urlopowego dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Urlop kolejny

Pracownik nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego w każdym następnym roku kalendarzowym zatrudnienia przypadającym po roku debiutu zawodowego. Termin uzyskania prawa do tego urlopu zależy od tego, czy pracownik pozostaje w zatrudnieniu w dniu 1 stycznia. Jeżeli tak, to tego dnia uzyskuje uprawnienia urlopowe. W innych przypadkach nabywa prawo do urlopu w pierwszym dniu zatrudnienia w danym roku (przykład 3).

Pracownik uzyskuje prawo do urlopu kolejnego z góry na poczet zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Nabycie prawa do kolejnego urlopu uwarunkowane jest jedynie faktem pozostawania pracownika w stosunku pracy. Wymiar kolejnego urlopu zależy od stażu pracy pracownika oraz okresu pracy w danym roku kalendarzowym.

Ponadto jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar przysługującego mu urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego etatu, biorąc za podstawę pełny przysługujący mu wymiar urlopu (20 lub 26 dni). Niepełny dzień urlopu niepełnoetatowca zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 K.p.).

Pracownik nie nabywa jednak prawa do urlopu wypoczynkowego, gdy w dniu 1 stycznia korzysta z urlopu bezpłatnego. W czasie trwania urlopu bezpłatnego nie powstaje prawo do urlopu wypoczynkowego, ponieważ w tym okresie ulegają zawieszeniu wzajemne prawa i obowiązki stron wynikające z łączącego je stosunku pracy.

Dla nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego nie ma znaczenia nieświadczenie pracy z powodu długotrwałej choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną czy niezdolności spowodowanej wypadkiem albo poddaniem się przez dawcę badaniom lub zabiegowi pobrania komórek, tkanek albo narządów. Także okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego nie pozbawia pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego. Ponadto również w okresie przebywania na urlopie macierzyńskim (na warunkach macierzyńskiego), rodzicielskim i ojcowskim pracownik zachowuje prawo do urlopu wypoczynkowego.

Przykład 1

Pracodawca zatrudnił 13 marca 2017 r. pracownika, który ma ukończone studia wyższe. Umowa została zawarta do końca br. Pracownik nabędzie w bieżącym roku prawo do urlopu wypoczynkowego po każdym przepracowanym miesiącu, tj. 12 kwietnia, 12 maja, 12 czerwca itd.). Wyniesie on 1,66 dnia urlopu (1/12 × 20 dni) za każdy przepracowany miesiąc. Do stażu urlopowego pracownika, od którego zależy wymiar urlopu, pracodawca przyjął 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej. W następnym roku pracownik będzie miał już prawo do urlopu kolejnego, nabywanego z góry.

Przykład 2

Z dniem 1 marca 2017 r. pracodawca zatrudnił na 2 lata pracownika, który ma ukończone technikum. Posiada on okres zatrudnienia trwający od 1 do 15 lutego 2017 r. Pracownik wcześniej nie był nigdzie zatrudniony.

Pracownik nabył prawo do pierwszego urlopu cząstkowego dopiero u nowego pracodawcy z dniem 15 marca 2017 r. w wymiarze 1,66 dnia. Pracodawca zaliczył mu okres przepracowany w poprzednim zakładzie, przypadający od 1 do 15 lutego br. (15 dni). Z każdym kolejnym przepracowanym w 2017 r. miesiącem, tj. 14 kwietnia, 14 maja itd., pracownik uzyska prawo do kolejnych urlopów "cząstkowych".

Przykład 3

W dniu 1 marca 2017 r. pracodawca zatrudnił na czas nieokreślony na pełny etat pracownika, który ukończył szkołę policealną i posiada świadectwa pracy dokumentujące pracę przez 2 lata i 8 miesięcy (niepokrywającą się z okresem nauki). W 2017 r. pracownik nie był nigdzie zatrudniony.

Obecny pracodawca zaliczył pracownikowi do stażu urlopowego, warunkującego wymiar urlopu wypoczynkowego, okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy wynoszący 2 lata i 8 miesięcy oraz okres nauki trwający 6 lat. W bieżącym roku pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze 17 dni, zgodnie z wyliczeniem:

20 dni × 10/12 = 16,66, po zaokrągleniu 17 dni,

17 dni × 8 godz. = 136 godz.

"(...) w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął po raz pierwszy pracę zawodową prawo do urlopu wypoczynkowego jest nabywane z upływem każdego miesiąca pracy, w wysokości 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi po przepracowaniu roku (art. 153 k.p.). Oznacza to, że pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 20 lub 26 dni po przepracowaniu pełnego miesiąca.

Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oznacza liczbę dni przysługującego wypoczynku, określonego w art. 154 § 1 k.p. uzależnionego od ogólnego stażu pracy pracownika. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat i 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się okres pozostawania w stosunku pracy u poprzednich pracodawców i u aktualnego pracodawcy. Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się z mocy przepisu art. 155 Kodeksu pracy, wskazaną w tym przepisie liczbę lat z tytułu ukończenia określonego poziomu szkoły. W okresie zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu uwzględnia się także tzw. okresy zaliczalne, które nie są okresami pozostawania w stosunku pracy, lecz z mocy przepisów szczególnych podlegają zaliczeniu do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Przykładem takiego okresu zaliczanego do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego jest okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium przez stażystę (ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - Dz. U. z 2016 r., poz. 645 z późn. zm.).

W sytuacji przedstawionej w piśmie, jeżeli pracownik z wykształceniem wyższym posiada dodatkowy okres zaliczalny, np. roczny okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium, to zdaniem resortu wymiar urlopu pracownika podejmującego pierwszą pracę po przepracowaniu pełnego miesiąca należy liczyć z wymiaru 20 dni, ponieważ w dniu ustalenia prawa do tego urlopu nie posiada on 10-letniego stażu urlopowego.

Poglądy prawne resortu nie są wiążące zarówno dla stron stosunku pracy, organizacji pracodawców i pracowników, Państwowej Inspekcji Pracy, jak i dla sądów pracy".

Pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie urlopu wypoczynkowego dla podejmujących po raz pierwszy pracę zawodową, udostępnione naszemu Wydawnictwu 9 grudnia 2016 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)