Sporządzanie planu urlopowego na 2017 r.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, który powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów (art. 152 § 1 i art. 163 § 1 pierwsze zdanie K.p.). Odstąpienie od planowania jest dopuszczalne w ściśle określonych okolicznościach.

Wobec braku odmiennych postanowień, planem urlopowym należy objąć wszystkie urlopy wypoczynkowe pracownika, a więc:

• bieżący, tj. za rok, na który sporządzany jest plan,
   
• zaległy/zaległe (niewykorzystane w poprzednim roku/poprzednich latach),
   
• uzupełniające, do których pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikające z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
   
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

Najczęściej spotykane powszechne urlopy dodatkowe przedstawiamy w poniższej tabeli.

Planem urlopowym nie obejmuje się urlopu na żądanie (4 dni w roku), który ze względu na szczególne przeznaczenie musi pozostawać w pełnej dyspozycji pracownika. Co prawda pracownik w celu skorzystania z tego urlopu potrzebuje zgody pracodawcy, to jednak do jego rozpoczęcia: "(...) wystarcza w tym przypadku złożenie stosownego wniosku, na który pracodawca nie może zareagować inaczej niż »udzielając« urlopu niezależnie od planu urlopów." (por. wyrok SN z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 18/03). Sygnalizujemy, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie wskazanym we wniosku o udzielenie urlopu w trybie art. 167² K.p.

W przypadku niewykorzystania w danym roku kalendarzowym urlopu przeznaczonego na żądanie, urlop ten przechodzi na następny rok jako zwykły urlop zaległy. Pomimo, iż ustawodawca nie określił granicznego terminu dla jego wykorzystania, brak jest podstaw do jego wyłączenia z planu. Należy go zatem uwzględnić w planie urlopowym na kolejny rok.

Planem urlopowym nie obejmuje się urlopów pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy. W roku kalendarzowym, w którym podjęli pracę, uzyskują prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego im po przepracowaniu roku. W literaturze przedmiotu dominuje stanowisko, że mogą oni wykorzystywać urlopy sukcesywnie, za każdy przepracowany miesiąc, co nie poddaje się planowaniu.

Nie uwzględnia się również w tym planie urlopów pracownic będących w ciąży, które mają prawo (nie obowiązek) wnioskować o niego bezpośrednio po urlopach macierzyńskim i ewentualnie rodzicielskim (art. 163 § 3 K.p.). Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 9 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 240/10): "Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki.". Powyższe uprawnienie przysługuje także pracownikowi ojcu wychowującemu dziecko (lub opiekunowi). Jednak do czasu wystąpienia o jeden z urlopów związanych z rodzicielstwem (także o urlop ojcowski) brak jest podstaw do odstąpienia od planowania ich urlopów wypoczynkowych.

Przepisy Kodeksu pracy nie podają terminu na przygotowanie oraz zatwierdzenie planu urlopowego. Jednak aby spełnił swoją rolę, musi być sporządzony przed rozpoczęciem okresu, na który jest ustalany (np. na okres roczny - do 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego). Przepisy prawa urlopowego nie określają również na jaki przedział należy sporządzić ten plan, a eksperci są w tym przedmiocie podzieleni. Niektórzy z nich twierdzą, że skoro w powołanym przepisie mówi się o "planie", a nie o "planach" urlopów, to powinien być jeden plan, ustalony na cały rok (zob. T. Nycz PiZS nr 6/1999, str. 25). Większość autorów dopuszcza jednak odstąpienie od reguły planowania rocznego, uznając, że: "(...) dopuszczalne jest ustalanie na okresy krótsze (półroczne, kwartalne) (...)" (por. W. Wronikowska w: Kodeks pracy Komentarz, pod red. J. Żołyńskiego, ODDK Gdańsk 2016, str. 1122). Planowanie wypoczynku z dużym wyprzedzeniem może bowiem skutkować "nietrafionymi" terminami względem obu stron stosunku pracy.

Planowanie należy zatem rozpocząć od zebrania propozycji pracowników. Pracodawca nie jest jednak związany wnioskiem pracownika w sprawie terminu urlopu wypoczynkowego (por. wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Oczywiście z wyłączeniem tego, który zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo ojcowskim. Ponadto młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

Pracownikowi przysługuje prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego (art. 152 § 1 K.p.). Z przepisu tego należałoby wnioskować, że plan urlopów (poza częścią na żądanie) powinien przewidywać jednorazowe wykorzystanie uprawnienia. Jednakże w art. 162 K.p. dopuszczono dzielenie urlopu na części.

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Sformułowanie przepisu prowadzi do wniosku, że w tym okresie liczba dni urlopu może być mniejsza, a jedynie cały wypoczynek (wliczając np. weekendy) powinien trwać minimum 14 kolejnych dni. Pozostałe dni planuje się dowolnie, pamiętając, że urlopu udziela się na dni (pełne), które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Zwracamy uwagę! Udzielenie urlopu na część dnia roboczego jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy pozostały do wykorzystania urlop jest niższy niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony (art. 154² § 1 i 4 K.p.).

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu i pracuje w systemie podstawowym po 6 godzin dziennie.

Legitymuje się on 10-letnim stażem urlopowym, a więc za bieżący rok przysługuje mu 20 dni urlopu (3/4 etatu x 26 dni = 19,5 dnia, po zaokrągleniu 20 dni), czyli 160 godzin (20 dni x 8 godz.).

Kalkulator stażu urlopowego dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Aby wykorzystać pełną pulę urlopową pracownik musi wystąpić o 26 pełnych dni dla niego roboczych i 4 godziny w 27. dniu (26 dni x 6 godz. + 1 dzień x 4 godz. = 160 godz.).

Możliwość wykorzystywania urlopu na część dnia była przedmiotem interpelacji poselskiej (nr 34586) skierowanej przez jednego z posłów do ministra ds. pracy. Jak czytamy w odpowiedzi udzielonej przez podsekretarza stanu w resorcie pracy (pismo z 25 września 2015 r., dostępne na stronie internetowej www.sejm.gov.pl): "(...) Celem urlopu wypoczynkowego przysługującego na podstawie przepisów art. 152 i nast. Kodeksu pracy jest zapewnienie pracownikowi możliwości regeneracji sił psycho-fizycznych utraconych w procesie pracy. Na realizację tego celu nakierowane są przepisy o urlopie wypoczynkowym - przede wszystkim przepisy określające sposób udzielania tego urlopu. Należy stwierdzić, że tylko udzielanie urlopu wypoczynkowego w dniach gwarantuje pracownikowi realną możliwość odpowiedniego wypoczynku. W związku z tym z przepisów Kodeksu pracy wynika, że urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop, tj. w sytuacji, gdy udzielenie urlopu w dniach nie jest już w praktyce możliwe (art. 154² § 1 i 4 Kodeksu pracy). (...)".

Jak podkreślił autor w dalszej części odpowiedzi, do celów kilkugodzinnych zwolnień od pracy służy instytucja tzw. wyjść prywatnych, a nie urlop wypoczynkowy. Zgodnie z art. 151 § 2¹ K.p., można je odpracowywać bez zagrożenia zwiększenia kosztów pracy, gdyż nie stanowi to pracy w nadgodzinach. Nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 K.p. (dobowego i tygodniowego).

Nie wymaga on uzasadnienia i nie jest dla pracodawcy wiążący. W przypadku sporządzania planu za wystarczającą należy uznać propozycję pracownika w sprawie terminu (terminów) urlopu wypoczynkowego.

Regulacje prawa urlopowego nie określają wzoru planu urlopów. Pracodawca opracowuje go samodzielnie lub korzysta z gotowych wzorów.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, obiegiem, pocztą elektroniczną. Nie ma natomiast obowiązku doręczania planu każdemu pracownikowi z osobna. Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132) stwierdził, że wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń jest wystarczającą informacją o terminie urlopu. W powołanej uchwale poinstruował jednak dodatkowo, iż powinno to nastąpić co najmniej na miesiąc wcześniej. Rozstrzygnięcie to zapadło przy tym pod rządami przepisu art. 163 K.p. w brzmieniu wskazującym ten termin. Na mocy ustawy z dnia 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy… (Dz. U. nr 24, poz. 110 z późn. zm.), ta część przepisu została wykreślona, co prowadzi do wniosku, iż obecnie wystarczy podać plan urlopów w ostatnim dniu poprzedzającym okres, na który został sporządzony (por. T. Nycz op. cit.).

Wzór planu urlopów dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Zatwierdzony i podany do wiadomości pracowników plan urlopów jest dla stron wiążący. Natomiast prawidłowość utrzymywanej w wielu zakładach zasady wnioskowania o urlop, pomimo iż jego termin jest podany w planie urlopowym, w dalszym ciągu nie jest rozstrzygnięta jednoznacznie. W uzasadnieniu do wyroku z 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194) Sąd Najwyższy uznał, że pracownikowi, który udaje się na urlop wypoczynkowy w terminie określonym w uzgodnionym z pracodawcą planie urlopów, nie można zarzucić działania bez zgody pracodawcy. Tezę tę wydaje się potwierdzać wyrok z 15 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591), w którym Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: "Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.". Wnioskując a contrario, jeżeli urlop jest zaplanowany, wniosek nie jest wymagany. Tak też rozstrzygnął ten Sąd w powołanej wcześniej uchwale z 6 marca 1980 r., wyjaśniając, że: "Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy (...).". We wcześniejszym wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) Sąd Najwyższy wyraźnie jednak orzekł, że: "Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.".

Biorąc pod uwagę rozstrzygnięcia judykatury oraz to, że przepisy urlopowe obok planowania urlopów wyodrębniają również czynność jego udzielenia, to o ile tak jest przyjęte w danym zakładzie, pomimo planu o urlop należy również wnioskować.

Urlopu udziela się w terminie wskazanym w planie. Jego naruszenie jest dopuszczalne tylko w sytuacjach określonych w przepisach prawa, tj. w przypadku:

• przesunięcia terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami oraz z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 K.p.) albo z powodu usprawiedliwionej absencji w pracy, w tym np. choroby czy urlopu macierzyńskiego (art. 165 K.p.),
   
• przerwania urlopu z powodów enumeratywnie wyliczonych w art. 166 K.p.,
   
• odwołania z urlopu przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 K.p.).

Regulacje prawa urlopowego pozwalają pod pewnymi warunkami na odstąpienie od tworzenia planu urlopów. Stosownie do art. 163 § 1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Również pracodawca, u którego taka organizacja nie funkcjonuje może nie tworzyć planu urlopów.