Proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego

W wielu okolicznościach wskazanych w Kodeksie pracy urlop pracownika należy ustalić w wymiarze proporcjonalnym. Tak jest np. przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy, a także w przypadku podjęcia lub ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego. Również zmiana wymiaru czasu pracy w czasie roku kalendarzowego obliguje pracodawcę do ustalenia urlopu pracownika w wymiarze proporcjonalnym odrębnie za okresy pracy na różne etaty.

Urlop dla niepełnoetatowca

Wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. Podstawę do jego obliczenia stanowi wymiar urlopu wynoszący:

20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 K.p.).

W sytuacji gdy do zmiany wielkości etatu dochodzi w trakcie roku kalendarzowego, uprawnienia urlopowe pracownika ustala się odrębnie za okresy pracy w różnych wymiarach, proporcjonalnie do tych wymiarów. Przy czym kwestia ta nie została uregulowana w przepisach prawa pracy, a wynika z przyjętej praktyki.

Jeżeli zmiana wymiaru etatu następuje od pierwszego dnia miesiąca, to wymiar przysługującego pracownikowi urlopu ustala się oddzielnie za miesiące pracy w niezmienionym wymiarze czasu pracy i za okres po zmianie etatu.

Natomiast gdy zmiana etatu wprowadzona jest w trakcie miesiąca, wtedy za ten miesiąc przyjmuje się taki wymiar etatu, w którym pracownik przepracuje większość dni (przykład 1). Możliwe jest też zaokrąglenie do pełnego miesiąca i wliczenie go do okresu sprzed zmiany wielkości etatu, albo przyjęcie wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika pierwszego dnia miesiąca, w którym doszło do zmiany etatu.

Wymiar pierwszego urlopu

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Wymiar tego urlopu wynosi 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). Oznacza to, że w roku podjęcia pierwszej pracy pracownik nabywa prawo do urlopu z dołu, z upływem każdego miesiąca pracy.

Regulacja ta ma zastosowanie również do pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, ale w niepełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku takiego pracownika pracodawca najpierw jednak ustala roczny wymiar urlopu proporcjonalnie do wymiaru jego etatu. W następnej kolejności po przepracowaniu każdego miesiąca pracy oblicza mu 1/12 z ustalonego wymiaru urlopu, bowiem dopiero po przepracowaniu miesiąca pracownik ten nabywa prawo do urlopu cząstkowego.

Urlop proporcjonalny

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi temu przysługuje urlop:

1) u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze,

2) u kolejnego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego (art. 155¹ § 1 K.p.).

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy wykorzystał w ciągu roku kalendarzowego urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalnie do okresu przepracowanego, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze (przykład 2). Przy czym łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Należy zaznaczyć, że regulacja ta ma zastosowanie także do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym ustala się także, gdy pracownik wraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie niewykonywania pracy wskazanym w art. 155² § 1 K.p., na zasadach określonych w tym przepisie.

Przykład 1

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat na czas nieokreślony i posiada 10-letni staż urlopowy. Z dniem 22 sierpnia br. zostanie mu obniżony wymiar czasu pracy do 3/4 etatu. Przyjmując, że w sierpniu br. pracownik przepracuje większą część miesiąca na pełny etat, za 2016 r. ma on prawo do 25 dni urlopu:

-	za okres styczeń-sierpień br. - 18 dni (8/12 × 26 dni = 17,33, po zaokrągleniu 18 dni),
-	za okres od września do grudnia br. - 7 dni (3/4 etatu × 26 dni = 19,5, po zaokrągleniu 20 dni; 4/12 × 20 dni = 6,66, po zaokrągleniu 7 dni).

Przykład 2

Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy na pełny etat od 1 stycznia do 31 marca br. Wykorzystał w tym zatrudnieniu 15 dni urlopu. W kwietniu br. nigdzie nie pracował. Od 1 maja do końca br. podjął zatrudnienie u kolejnego pracodawcy na pełny etat.

U pierwszego pracodawcy w 2016 r. pracownik wykorzystał większą liczbę dni urlopu niż przysługiwała mu ze względu na okres przepracowany (3/12 × 20 dni = 5 dni). U kolejnego pracodawcy przysługuje mu więc urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Za okres pracy od 1 maja do 31 grudnia br. pracownik nabył prawo do 14 dni urlopu, tj. 8/12 × 20 dni = 13,33, po zaokrągleniu 14 dni.

W obecnym zatrudnieniu pracownik może wykorzystać tylko 4 dni urlopu ze względu na wcześniejsze wykorzystanie 15 dni urlopu u poprzedniego pracodawcy, tj. 5 dni + 14 dni - 15 dni = 4 dni.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)