Gazeta Podatkowa nr 4 (1670) z dnia 13.01.2020

Wymiar i udzielanie pierwszego urlopu

Pracownik, który pierwszy raz podejmuje pracę, jest uprawniony do tzw. pierwszego urlopu. Nabywany on jest w inny sposób niż urlop kolejny przysługujący w następnych latach pracy. Zasady nabywania prawa do pierwszego urlopu obowiązują w całym roku kalendarzowym podjęcia pierwszej pracy, także wtedy, gdy pracownik w ciągu tego roku zmienił pracodawcę.

Prawo i wymiar pierwszego urlopu

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 K.p.). Urlop ten jest też nazywany urlopem cząstkowym, ze względu na fakt, że za każdy przepracowany miesiąc pracownik może otrzymać tylko część z należnego wymiaru urlopu. Odmienne zasady obowiązują przy urlopie kolejnym, do którego pracownik nabywa prawo od pierwszego dnia zatrudnienia, zasadniczo w pełnym wymiarze (dla niepełnoetatowców i w razie zatrudnienia przez część roku ustala się go proporcjonalnie).

Pierwszy urlop wobec braku podstawy prawnej nie podlega zaokrągleniu w górę do pełnego dnia, choć pracodawca może na zasadzie korzyści dać pracownikom takie prawo w przepisach zakładowych.

Upływ miesiąca pracy

Prawo do pierwszego urlopu pracownik nabywa po przepracowaniu każdego miesiąca. Upływ tego miesiąca liczy się od dnia podjęcia zatrudnienia i należy przy jego ustalaniu stosować potoczny sposób liczenia terminów. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, w którym stwierdził, że sposób liczenia terminów wskazanych w art. 112 K.c. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.) nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych, np. określonych w art. 153 K.p. W prawie pracy ustanowione są bowiem odrębne od cywilnych zasady liczenia terminów (potoczne).

Oznacza to, że miesięczny okres zatrudnienia, który rozpoczął się np. 1 stycznia upływa 31 stycznia, a rozpoczęty 10 lutego upływa 9 marca. Tak samo należy ustalać upływ dłuższych okresów zatrudnienia. Jednakże w okolicznościach, gdy pomiędzy okresami zatrudnienia wystąpi przerwa (okres jest nieciągły), to z mocy art. 300 K.p. stosuje się w takim przypadku art. 114 K.c. Przewiduje on, że gdy termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za 30 dni.

Wymiar należny po przepracowaniu roku

Regulacja dotycząca pierwszego urlopu zawiera sformułowanie odnoszące się do wymiaru urlopu, które brzmi: "w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku". Oznacza ono wymiar urlopu, jaki będzie przysługiwał pracownikowi, gdy do okresu zaliczanego do stażu urlopowego ustalanego przy podjęciu pracy np. z tytułu nauki i odbytego stażu z urzędu pracy, zostanie dodany jeszcze rok pracy. Pracownikowi może wtedy przysługiwać wyższy wymiar urlopu niż wynikający z rzeczywistego stażu.

W kwestii tej wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 9 grudnia 2016 r. Resort uznał w nim, że: "Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oznacza liczbę dni przysługującego wypoczynku, określonego w art. 154 § 1 K.p. uzależnionego od ogólnego stażu pracy pracownika. (...)

W okresie zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu uwzględnia się także tzw. okresy zaliczalne, które nie są okresami pozostawania w stosunku pracy, lecz z mocy przepisów szczególnych podlegają zaliczeniu do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Przykładem takiego okresu zaliczanego do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, jest okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium przez stażystę (...).

(...) jeżeli pracownik z wykształceniem wyższym posiada dodatkowy okres zaliczalny, np. roczny okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium, to zdaniem resortu wymiar urlopu pracownika podejmującego pierwszą pracę po przepracowaniu pełnego miesiąca należy liczyć z wymiaru 20 dni, ponieważ w dniu ustalenia prawa do tego urlopu nie posiada on 10-letniego stażu urlopowego. (...)".

Udzielanie pierwszego urlopu

Pierwszy urlop może być udzielony pracownikowi dopiero po nabyciu do niego prawa, czyli najwcześniej po przepracowaniu miesiąca, a dalsze części po przepracowaniu każdego kolejnego miesiąca. Przy czym urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). Przy udzielaniu urlopu jeden jego dzień odpowiada 8 godzinom pracy. Jeżeli jednak pracownika obowiązują niższe normy czasu pracy, to przy udzielaniu urlopu stosuje się te niższe normy.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 154² § 4 K.p.).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)