Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy

Pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Inicjatorem takiego dokształcania może być pracownik lub pracodawca. W razie podnoszenia kwalifikacji zawodowych z woli pracodawcy może być konieczne zawarcie umowy szkoleniowej. Natomiast gdy pracownik podnosi kwalifikacje we własnym zakresie, może mieć przyznane określone świadczenia w porozumieniu zawieranym pomiędzy stronami.

Z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 K.p.). Wiąże się to z przysługiwaniem określonych uprawnień. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

urlop szkoleniowy,
zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Te dwa uprawnienia mają charakter obligatoryjny. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracodawca kieruje pracownika do podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub wyraża na nie zgodę, pracownikowi urlop szkoleniowy i zwolnienie w celu przybycia i wzięcia udziału w zajęciach przysługuje z mocy prawa.

Za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu eksternistycznego,
6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub zawodowego,
21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Pracodawca może też przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ K.p.).

Urlop szkoleniowy

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Przy czym z wnioskiem o ten urlop, a także o zwolnienie z części lub całości dnia pracy musi wystąpić pracownik. Za czas korzystania z tych uprawnień pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy/zwolnienie od pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Jednakże składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub urlop szkoleniowy. Tak wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927).

Umowa szkoleniowa

Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (art. 103⁴ K.p.). Umowa ta zwana jest w praktyce umową szkoleniową (niekiedy też lojalnościową). Sporządza się ją w formie pisemnej, a jej postanowienia nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie można w niej wyłączyć prawa pracownika do świadczenia z tytułu dokształcania, które gwarantują mu przepisy Kodeksu pracy, np. urlopu szkoleniowego.

Przy czym zawarcie tej umowy jest obowiązkowo wymagane, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Natomiast nie ma takiej konieczności, gdy pracodawca nie przewiduje odpracowania przyznanej pomocy po zakończeniu dokształcania. Należy wskazać, że okres pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu dokształcania nie może być dłuższy niż 3 lata. Obowiązki pracownika wynikające z umowy szkoleniowej mają więc charakter terminowy.

Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę niezawierającą warunku pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Wówczas taka umowa może określać jedynie rodzaj, wysokość i zasady wypłaty świadczeń dodatkowych. Pomimo braku obowiązku pozostania w zatrudnieniu po zakończeniu dokształcania, udzielone pracownikowi świadczenia mogą podlegać zwrotowi na warunkach określonych w art. 103⁵ K.p.

Przykładowy wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Zwrot kosztów kształcenia

Wymienione w umowie szkoleniowej dodatkowe świadczenia w niektórych okolicznościach podlegają obowiązkowi zwrotu. Warunki zwrotu tych świadczeń wynikają z art. 103⁵ K.p. Regulacja ta przewiduje, że pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,

3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³ K.p. (mobbing),

4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 K.p. (z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę) lub art. 94³ K.p. (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

W związku z wątpliwościami dotyczącymi zwrotu dofinansowania w przypadku rozwiązania umowy o pracę przed upływem okresu wynikającego z umowy szkoleniowej lub rozwiązania jej w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (patrz ramka).

Warunki zwrotu kosztów kształcenia

"(...) w ocenie MPiPS, przy stosowaniu przepisów art. 103⁵ Kodeksu pracy zasadne wydaje się przyjęcie założenia, że kwota kosztów dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, zwracana przez pracownika:

-	powinna odpowiadać pełnej wartości świadczeń dodatkowych poniesionych przez pracodawcę, w przypadku niepodjęcia przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w warunkach określonych w art. 103⁵ pkt 1 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do przerwania podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w warunkach określonych w art. 103⁵ pkt 1 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ pkt 2-4 K.p.,
-	powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez pracodawcę i okresu, jaki pracownik miałby jeszcze do przepracowania w ustalonym w umowie szkoleniowej okresie pozostawania w zatrudnieniu, gdyby w tym czasie nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ pkt 2-4 K.p. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 kwietnia 2012 r.

**Przykładowy wzór umowy szkoleniowej**
UMOWA o podnoszenie kwalifikacji zawodowych Zawarta w dniu 6 września 2021 r. w Lesznie pomiędzy: ABCD Sp. z o.o. w Lesznie ul. Dobra 24/1, reprezentowaną przez Karola Kumora, zwaną dalej Pracodawcą, a Danielem Kuzickim zamieszkałym w Lesznie ul. Kasztanowa 28/2, zwanym dalej Pracownikiem. § 1 Pracownik zobowiązuje się do podniesienia swoich kwalifikacji zawodowych z inicjatywy/~~za zgodą~~^) Pracodawcy. W tym celu od 1 października 2021 r. rozpocznie naukę/szkolenie^) na Uniwersytecie Wrocławskim we Wrocławiu na kierunku Prawo Zamówień Publicznych Kształcenie będzie odbywało się w systemie podyplomowym Powinnością Pracownika będzie: uczestniczenie w zajęciach, ~~doręczanie Pracodawcy harmonogramu zajęć~~^). § 2 Pracodawca zobowiązuje się do udzielenia Pracownikowi następujących świadczeń dodatkowych: opłacenia 50% czesnego za I rok studiów/~~kursu/szkolenia~~^), zwrotu kosztów przejazdu do miejscowości pobierania nauki na zajęcia według zasad jak przy podróżach służbowych na terenie kraju^), ~~zwrotu kosztów podręczników i innych materiałów~~^), inne ^*) § 3 Pracownik zobowiązuje się do przepracowania u Pracodawcy okresu 1 roku po ukończeniu nauki (zdaniu egzaminu dyplomowego) pod rygorem zwrotu otrzymanych od Pracodawcy świadczeń. Pracodawca ma prawo żądać zwrotu poniesionych kosztów w razie: niepodjęcia nauki lub jej przerwania przez Pracownika z nieuzasadnionych przyczyn, rozwiązania stosunku pracy przez Pracodawcę bez wypowiedzenia z winy Pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie wskazanym w pkt 1 po jego ukończeniu, wcześniejszego niż w okresie wskazanym w pkt 1 rozwiązania umowy o pracę przez Pracownika za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu, rozwiązania umowy o pracę przez Pracownika bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 K.p. lub art. 94³ K.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach. Pracodawcy przysługuje roszczenie o zwrot poniesionych kosztów wynikających z niniejszej umowy, pomniejszonych proporcjonalnie do okresu przepracowanego przez Pracownika po ukończeniu nauki lub do okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. § 4 Wszelkie zmiany do Umowy mogą być wprowadzone w formie aneksów podpisanych przez obie strony. § 5 W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego. § 6 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
6.09.2021 r. Daniel Kuzicki (data i podpis Pracownika)	Karol Kumor (podpis Pracodawcy)
*⁾ niepotrzebne skreślić