Urlop szkoleniowy nie zawsze obowiązkowy

Powoli zbliża się czas inauguracji nowego roku akademickiego, w czasie którego wielu pracowników rozpocznie lub będzie kontynuowało naukę. Jeżeli podnoszenie kwalifikacji zawodowych na studiach lub w innych formach, np. na kursach czy szkoleniach, odbywa się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, pracownikom przysługuje m.in. urlop szkoleniowy.

Urlop szkoleniowy to nie wypoczynek

Na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Ten ogólny wymóg, przewidziany w art. 94 pkt 6 K.p., ulega doprecyzowaniu w art. 103¹-103⁶ K.p., które dotyczą głównie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. W takim przypadku dokształcającemu się pracownikowi przysługuje m.in. urlop szkoleniowy (art. 103¹ § 2 K.p.). Jego wymiar wynosi:

6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W tym zakresie zasady jego udzielania są takie same jak przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego. Nie oznacza to jednak, że urlop szkoleniowy można traktować jako swojego rodzaju dodatkowy urlop wypoczynkowy.

Urlop szkoleniowy jest uprawnieniem, które w sensie prawnym i faktycznym nie ma nic wspólnego z urlopem wypoczynkowym. Przyznanie tego urlopu nie jest automatyczne, jest on bowiem uprawnieniem celowym, którego przeznaczeniem jest stworzenie pracownikowi warunków do przygotowania się i przystąpienia do egzaminu. Pracownik nie mógłby więc np. zawnioskować o udzielenie wspomnianego urlopu po obronie pracy dyplomowej i złożeniu egzaminu dyplomowego, ponieważ z chwilą złożenia egzaminu odpadłby cel tego urlopu. Poza tym istotne jest również to, że urlop szkoleniowy jest uprawnieniem wnioskowym.

Wolne na dokształcanie bez przymusu

W przypadku urlopu wypoczynkowego przepisy Kodeksu pracy przewidują obowiązek udzielenia urlopu niezależnie od inicjatywy pracownika. Ten "przymus urlopowy" związany jest z przeznaczeniem urlopu wypoczynkowego, jakim jest regeneracja sił przez pracownika, co ma umożliwić efektywne wykonywanie pracy. W związku z tym pracodawca ma obowiązek czuwania nad realizacją praw urlopowych i to on ponosi odpowiedzialność za niewykorzystanie przez pracownika należnego mu urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu szkoleniowego jest uprawnieniem ustawowym, uregulowanym wprost w Kodeksie pracy - nie musi wynikać z umowy szkoleniowej.

Taki rygoryzm w zakresie wykorzystania urlopu nie występuje w przypadku urlopu szkoleniowego. Obligatoryjnym wymogiem skorzystania przez pracownika z tego urlopu jest złożenie przez niego wniosku o jego udzielenie. Dopiero wtedy po stronie pracodawcy aktualizuje się obowiązek udzielenia urlopu szkoleniowego. Nie ma więc podstaw do obaw, że w razie akceptacji dokształcania pracownika (np. na studiach), pracodawca bezwzględnie będzie musiał udzielić urlopu szkoleniowego. Wszystko zależy od inicjatywy pracownika - jeżeli nie przejawia on zainteresowania skorzystaniem z urlopu, pracodawca nie musi podejmować jakichkolwiek działań w tym zakresie.

Szkolenie w "wolną sobotę"

Pracownik, który świadczył pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (w wielu zakładach pracy jest to sobota), ma prawo do innego dnia wolnego od pracy. Podobnie dzień wolny przysługuje mu, jeżeli świadczył pracę w niedzielę lub święto. Obowiązek zapewnienia pracownikowi zastępczego dnia wolnego związany jest z wykonywaniem przez niego pracy w innym dniu wolnym, z uwagi na potrzeby zakładu pracy. W tym kontekście może pojawić się pytanie, czy dzień wolny przysługuje również w sytuacji, gdy pracownik dokształca się w dniu wolnym (np. w wolną dla niego sobotę i niedzielę), z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy? Przepisów o udzielaniu dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego dnia pracy lub za pracę w niedzielę czy święto nie można jednak przenosić na kwestie udzielania urlopu szkoleniowego.

Rozstrzygający w tym zakresie jest art. 103² § 2 K.p. W myśl tego przepisu, urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli więc zajęcia odbywają się w dniu wolnym, pracownikowi nie przysługuje rekompensata przewidziana w przepisach prawa pracy za pracę świadczoną w takim dniu. Nie przysługuje mu również urlop szkoleniowy na dni wolne, w które przypadają zajęcia.

Nie każdy egzamin uprawnia do urlopu

Uprawnienie do urlopu szkoleniowego wynika z charakteru egzaminu, do którego ma przystąpić pracownik. Nie każdy egzamin kończący określoną formę kształcenia uprawnia do tego urlopu. Przy ustalaniu, czy pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy należy sprawdzić, czy egzamin, zgodnie z obowiązującymi przepisami, potwierdza określone kwalifikacje zawodowe.

Egzaminy zawodowe występują w wielu branżach (np. złożenie egzaminu zawodowego przewiduje prawo budowlane). Rozstrzygające jest to, czy warunki przystąpienia do danego egzaminu wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących (ustawy, rozporządzenia). Nie wystarczy nazwanie końcowego sprawdzenia wiedzy egzaminem kwalifikacyjnym, potwierdzającym kwalifikacje czy inną tego typu nazwą, przez organizatora szkolenia.

Należy nadmienić, że za okres urlopu szkoleniowego przysługuje wynagrodzenie obliczane jak za urlop wypoczynkowy, z tą różnicą, że zmienne składniki wynagrodzenia oblicza się z miesiąca, w którym przypadł urlop szkoleniowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)