W czasie korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego obowiązkowe ubezpieczenia z innego tytułu

Zatrudniamy zleceniobiorcę za wynagrodzeniem 2.500 zł, który jest zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (w innej firmie jest pracownikiem i uzyskuje wynagrodzenie wyższe od minimalnego). Zleceniobiorca poinformował nas, że od 16 do 20 grudnia 2013 r. przebywał na urlopie bezpłatnym, ale jego wynagrodzenie z umowy o pracę i tak było wyższe od minimalnego. Czy ze zlecenia należało zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych? Jeżeli tak, to od jakiej podstawy powinny zostać za niego opłacone składki ZUS?

Stosownie do art. 9 ust. 1-1a ustawy o sus pracownik, który jednocześnie wykonuje umowę zlecenia (zawartą z innym podmiotem niż własny pracodawca oraz niewykonywaną na jego rzecz) podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu stosunku pracy, a ubezpieczenia emerytalne i rentowe z umowy zlecenia są dla niego dobrowolne. Ze zlecenia obowiązkowa jest składka na ubezpieczenie zdrowotne. Taka zasada obowiązuje, gdy pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy albo na część etatu, za wynagrodzeniem równym co najmniej minimalnemu. Jeżeli wynagrodzenie jest niższe, to tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest również umowa zlecenia. Wówczas też ze zlecenia ubezpieczony może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych należy pamiętać, że zbieg tytułów do tych ubezpieczeń występuje, gdy dana osoba w tym samym okresie ma więcej niż jeden tytuł do ubezpieczeń.

Pracownik, któremu został udzielony urlop bezpłatny w okresie przebywania na tym urlopie nie podlega pracowniczym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pracodawca składa za niego raport ZUS RSA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, z kodem świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny). W czasie urlopu bezpłatnego jedynym tytułem do ubezpieczeń jest umowa zlecenia. Bez znaczenia jest, że pracownik w miesiącu, w którym przebywał na urlopie bezpłatnym uzyskał ze stosunku pracy przychód podlegający oskładkowaniu wyższy od minimalnego wynagrodzenia.

Zleceniodawca zawierając umowę zlecenia w celu zgłoszenia zleceniobiorcy do właściwych ubezpieczeń powinien od niego uzyskać informację, czy ma on inne tytuły do ubezpieczeń, które zwalniają go z obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym ze zlecenia. Takie oświadczenie powinno zostać złożone na piśmie i zawierać informację o konieczności poinformowania płatnika o zmianie sytuacji ubezpieczeniowej, w tym o przebywaniu na urlopie bezpłatnym. Oczywiście nawet gdy ubezpieczony takiej informacji nie przekaże, to płatnik składek i tak zostanie wezwany przez ZUS do złożenia korekty dokumentów.

W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu płatnik powinien:

• wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA z dniem 16 grudnia 2013 r., a następnie z tym samym dniem zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego,
• wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z dniem 21 grudnia 2013 r., a następnie z tym samym dniem na formularzu ZUS ZZA zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego.

W trybie korekty za grudzień 2013 r. należy złożyć raport ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Raport ten powinien być dołączony do korygującej deklaracji ZUS DRA.

W celu ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za grudzień 2013 r. wynagrodzenie zleceniobiorcy uzyskane za ten miesiąc należy podzielić przez 31 (liczba dni kalendarzowych grudnia) i pomnożyć przez 5 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom społecznym w grudniu).

Przyjmujemy założenia z pytania. Za grudzień 2013 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynosiła 403,23 zł (2.500 zł : 31 dni x 5 dni), a podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 2.454,59 zł, tj. 2.500 zł - 45,41 zł.

Jeżeli ubezpieczony nie ukończył 55 lat (kobieta), 60 lat (mężczyzna) to od kwoty 403,23 zł powinna zostać opłacona także składka na Fundusz Pracy i FGŚP. Składka na Fundusz Pracy jest bowiem opłacana za zleceniobiorcę, który obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a jego podstawa wymiaru składek jest równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu. Zgodnie z art. 104 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, gdy kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe pochodzą z różnych źródeł, obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje wówczas, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie.

W grudniu 2013 r. łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonego ze zlecenia i umowy o pracę była wyższa od minimalnego wynagrodzenia, a tym samym składka na Fundusz Pracy powinna być opłacona. Natomiast składkę na FGŚP opłaca się, jeżeli do płatnika ma zastosowanie ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.