Gazeta Podatkowa nr 51 (1301) z dnia 27.06.2016

Udzielony przez pracodawcę urlop bezpłatny a świadczenia chorobowe

Pracownik przez parę dni w ostatnich czterech miesiącach 2015 r. oraz przez dwa miesiące 2016 r. korzystał z urlopu bezpłatnego. W czerwcu br., w przeddzień rozpoczęcia kolejnego 5-dniowego urlopu bezpłatnego, przyniósł on zwolnienie lekarskie potwierdzające jego 10-dniową niezdolność do pracy.

1) Czy udzielony na pisemny wniosek pracownika urlop bezpłatny należy przesunąć z powodu czasowej niezdolności do pracy?

Pracodawca nie ma takiego obowiązku. Pracownik, mimo zaistnienia chorobowej niezdolności do pracy, powinien rozpocząć urlop bezpłatny w ustalonym terminie.

Przepisy Kodeksu pracy nie normują kwestii przesunięcia urlopu bezpłatnego, podobnie jak nie odnoszą się do możliwości jego przerwania. Jedynie urlop wypoczynkowy jest uregulowany w tym zakresie. W przypadku urlopu wypoczynkowego Kodeks pracy wskazuje okoliczności, w których może dojść do przesunięcia terminu jego rozpoczęcia lub w których dochodzi do jego przerwania. Podobnych przepisów brak jest w stosunku do urlopu bezpłatnego udzielanego w trybie art. 174 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Okres tego urlopu ustalany jest przez strony w sposób dowolny, a odwołanie pracownika z urlopu (z ważnych przyczyn) jest możliwe tylko wtedy, gdy strony tak postanowią.

Chorobowa niezdolność do pracy nie przerywa urlopu bezpłatnego.

W omawianej sprawie wspomniany urlop jeszcze się nie rozpoczął, został już jednak udzielony przez pracodawcę. Ponieważ brak jest przepisów, które zobowiązywałyby w takiej sytuacji do przesunięcia urlopu, pracownik powinien go rozpocząć zgodnie z pierwotnym terminem. To, że w czasie tego urlopu będzie chory, nie "anuluje" urlopu bezpłatnego.

Na marginesie można nadmienić, że strony mogą na zasadzie porozumienia ustalić, iż wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego zostanie wycofany i w związku z tym potraktować ten wniosek jako niebyły.

2) Czy w takiej sytuacji należny jest pracownikowi zasiłek chorobowy? Nadmieniam, że wynagrodzenie chorobowe za przysługujące mu w bieżącym roku kalendarzowym 14 dni pracownik już pobrał. Jeśli tak, to za jaki okres powinnam wypłacić mu zasiłek?

Nie ulega wątpliwości, że pracownik, w opisanej przez Czytelniczkę sytuacji, nabył prawo do zasiłku chorobowego, jednak wyłącznie za okres niezdolności do pracy przypadającej przed i po przerwie związanej z korzystaniem przez niego z urlopu bezpłatnego (przykład).

Zasiłek chorobowy nie przysługuje bowiem za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie:

• urlopu bezpłatnego,
   
• urlopu wychowawczego,
   
• tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania.

Tak stanowi art. 12 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 372), zwanej ustawą zasiłkową.

Co więcej, w myśl art. 12 ust. 3 ustawy zasiłkowej do okresu zasiłkowego nie wlicza się okresów orzeczonej niezdolności do pracy przypadających m.in. w czasie urlopu bezpłatnego, w których zasiłek chorobowy/wynagrodzenie chorobowe pracownikowi nie przysługuje.

3) W jaki sposób powinniśmy sporządzić za pracownika raporty do ZUS za miesiąc, w którym jego zwolnienie lekarskie obejmowało okres urlopu bezpłatnego?

Informację o okresie urlopu bezpłatnego pracownika podaje się w dokumentach sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik z niego korzystał. Należy go bowiem wykazywać w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport ZUS RSA. Jako kod przerwy trzeba w nim podać 111. Wypełniając w tym raporcie pozycje dotyczące okresu urlopu bezpłatnego trzeba pamiętać, że daty "Od" i "Do" nie mogą wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca.

Z kolei okres, za który pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy (tu: za okres niezdolności do pracy przed i po przerwie związanej z korzystaniem z urlopu bezpłatnego) pracodawca powinien podać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym mu go wypłacił (przykład).