Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu ojcowskiego w terminie wskazanym przez pracownika?

Kilku pracowników wystąpiło o udzielenie urlopu ojcowskiego w tym samym terminie. Zbiegło się to z planowanymi wcześniej urlopami wypoczynkowymi innych pracowników i spowodowało dezorganizację pracy. Czy względy organizacyjne mogą stanowić podstawę odmowy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części?

Nie, bez względu na przyczynę, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu ojcowskiego w terminie oraz wymiarze wskazanym przez pracownika. Możliwość taka zaistnieje dopiero w razie braku spełnienia przez pracownika przesłanek ustawowych dla nabycia tego uprawnienia albo niespełnienia warunków formalnych.

O urlopie ojcowskim stanowi art. 182³ K.p. Ma do niego prawo pracownik - ojciec wychowujący dziecko i może go wykorzystać w terminie:

do ukończenia przez nie 24. miesiąca życia albo
do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka (nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia).

Ważne: Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze do 2 tygodni, przy czym każdy z tygodni może zostać wykorzystany oddzielnie.

W powołanym wyżej przepisie uregulowano także kwestie formalne związane z udzielaniem urlopu ojcowskiego. W § 2 tej normy wskazano, iż odbywa się to na podstawie pisemnego wniosku, złożonego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Do wniosku pracownik ma obowiązek dołączyć dokumenty określone w § 21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 2243), dalej rozporządzenia. Są to:

skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów,
kopia prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione,
oświadczenie pracownika - ojca wychowującego dziecko, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części,
kopia prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Wszystkie powyższe dokumenty służą ustaleniu przez zatrudniającego uprawnień pracownika.

Zwracamy uwagę! Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu ojcowskiego przechowuje się w części B akt osobowych. Tak stanowi § 3 pkt 2 lit. m rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z przepisu § 5 tego aktu prawnego można by wnioskować, że zatrudniający ma prawo włączać do akt osobowych odpisy lub kopie przedłożonych przez pracownika dokumentów, co mogłoby wskazywać, że wpinanie do nich załączników takich jak skrócony akt urodzenia dziecka jest właściwe. Większość autorów uważa jednak, że ze względu na wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych, prawidłowe jest sporządzenie stosownej notatki służbowej o okazaniu wymienionego dokumentu.