Świadczenia urlopowe wypłacane pracownikom w 2011 roku

1. Zasady wypłaty świadczeń urlopowych określone w ustawie o ZFŚS

Stosownie do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), zwanej dalej ustawą o ZFŚS, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) są zobowiązani tworzyć:

1) pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

2) pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

W odniesieniu do jednostek spoza sfery budżetowej wypłata świadczenia urlopowego dotyczy wyłącznie pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na dzień 1 stycznia danego roku. Tacy pracodawcy mają bowiem wybór i mogą utworzyć ZFŚS według zasad określonych w ustawie o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Pracodawca może podjąć decyzję o niewypłacaniu świadczenia urlopowego, przy czym informację o tym powinien przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Jeżeli pracodawca zdecydował się na wypłatę świadczenia, to jest zobowiązany to świadczenie wypłacić.

Zasady dotyczące wypłaty świadczenia urlopowego przedstawiono w poniższej tabeli.

Termin wypłaty świadczenia	Warunki przyznania świadczenia
Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.	Świadczenie urlopowe należy się wyłącznie pracownikowi i wypłacane jest niezależnie od jego stażu pracy, sytuacji życiowej, materialnej, rodzinnej. Pracownik nie ma obowiązku składania wniosku o wypłatę świadczenia urlopowego, gdyż świadczenie to ma charakter roszczeniowy.

Zwracamy uwagę, iż szczególne zasady i ewidencję świadczeń urlopowych wypłacanych nauczycielom przez jednostki budżetowe opisaliśmy w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 10 z 20 maja 2011 r. w dziale "Rachunkowość budżetowa" na str. 39-41.

2. Wysokość świadczeń urlopowych w 2011 roku w zależności od wymiaru czasu pracy oraz warunków pracy

Przepisy ustawy o ZFŚS wskazują, iż wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Przy czym wysokość świadczenia pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach pracy oraz pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (por. art. 3 ust. 4 oraz art. 5 ustawy o ZFŚS).

Wysokość świadczenia urlopowego przysługującego w 2011 r. pracownikom w zależności od wymiaru czasu pracy oraz warunków pracy przedstawia poniższa tabela.

ŚWIADCZENIE URLOPOWE W 2011 r.
pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy		pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze		pracownika młodocianego
na pełny etat	1.093,93 zł	na pełny etat	1.458,57 zł	w pierwszym roku nauki	145,86 zł
na 3/4 etatu	820,45 zł	na 3/4 etatu	1.093,93 zł	w drugim roku nauki	175,03 zł
na 1/2 etatu	546,97 zł	na 1/2 etatu	729,29 zł	w trzecim roku nauki	204,20 zł
na 1/4 etatu	273,48 zł	na 1/4 etatu	364,64 zł

3. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń urlopowych

Wypłacone pracownikom świadczenia urlopowe będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ zalicza się je do przychodów pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), dalej zwanej updof.

W odniesieniu do składek ZUS, świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS zostały wyłączone ze składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Analogiczne wyłączenie obowiązuje w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego.

4. Ewidencja księgowa świadczeń urlopowych na przykładach liczbowych

W świetle art. 6 ustawy o ZFŚS, kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy.

Z przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), dalej zwanej updop, oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - wynika, że świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS są kosztem uzyskania przychodów (por. art. 16 ust. 1 pkt 45 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 updof). Wobec tego wypłacone na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS świadczenia urlopowe pracodawca ujmie w kosztach działalności operacyjnej jednostki i koszty te będą stanowić koszty uzyskania przychodu zgodnie z przepisami podatkowymi.

Świadczenia urlopowe zalicza się do świadczeń na rzecz pracowników, które należą do odrębnej pozycji kosztów rodzajowych ujmowanych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Jednostki prowadzące ewidencję kosztów tylko w zespole 5, ujmują świadczenia urlopowe na odpowiednim koncie zespołu 5.

W praktyce świadczenia urlopowe mogą być wypłacane przez pracodawcę:

w kwocie brutto, wtedy zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych potrącana jest przy wypłacie wynagrodzenia w tym samym miesiącu co świadczenie urlopowe,
w kwocie netto, to znaczy po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego świadczenia.

Ewidencję księgową wypłaconego świadczenia urlopowego w kwocie netto i brutto przedstawiają poniższe przykłady liczbowe.

4.1. Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi w kwocie netto

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zatrudnia 10 pracowników w przeliczeniu na pełny etat i w 2011 r. wypłaca im świadczenia urlopowe.

2. 30 czerwca 2011 r. spółka wypłaciła pracownikowi "X" zatrudnionemu na pełny etat świadczenie urlopowe po uprzednim potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik będzie przebywał na urlopie wypoczynkowym w dniach od 1 do 15 lipca 2011 r.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - zaliczenie świadczenia urlopowego w koszty	1.093,93 zł	40-5	23-4
2. PK - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 1.094 zł x 18% =	197,00 zł	23-4	22
3. WB - wypłata świadczenia urlopowego: 1.093,93 zł - 197 zł =	896,93 zł	23-4	13-0

III. Księgowania:

4.2. Wypłata świadczenia urlopowego w kwocie brutto

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka zatrudnia 11 pracowników i wypłaca im świadczenia urlopowe.

2. W terminie od 18 do 31 lipca 2011 r. asystentka Zarządu Katarzyna Krawczyk przebywała na urlopie wypoczynkowym. 14 lipca 2011 r. wypłacono jej świadczenie urlopowe w kwocie brutto. Zaliczka na podatek dochodowy od świadczenia urlopowego została potrącona z wynagrodzenia za lipiec, które wypłacono 30 lipca 2011 r.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie według rodzaju, tj. na kontach zespołu 4.

4. Rozliczenie podatkowo-składkowe wypłat dokonanych w lipcu 2011 r. przedstawia się następująco:

*Wiersz*	*Wyszczególnienie*	*Kwota (zł)*
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	3.500,00
2.	Świadczenie urlopowe (podlega opodatkowaniu, ale nie podlega oskładkowaniu)	1.093,93
3.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne	3.500,00
4.	Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 x 13,71%)	479,85
5.	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4)	3.020,15
6.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 x 9%)	271,81
7.	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 x 7,75%)	234,06
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,26
9.	Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4)	4.003,00
10.	Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 x 18%) - 46,33	674,21
11.	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 10 - wiersz 7)	440,00
12.	Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11)	2.308,34

5. W przykładzie pominięto księgowanie składek ZUS obciążających pracodawcę.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wypłata pracownicy świadczenia urlopowego	1.093,93 zł	23-4	13-0
2. LP (lista płac):
a) wynagrodzenie zasadnicze	3.500,00 zł	40-4	23-0
b) świadczenie urlopowe	1.093,93 zł	40-5	23-4
3. LP (lista płac) potrącenia:
a) składki na ubezpieczenie społeczne	479,85 zł	23-0	22
b) składki na ubezpieczenie zdrowotne	271,81 zł	23-0	22
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych	440,00 zł	23-0	22
4. WB - wypłata wynagrodzenia za lipiec 2011 r.	2.308,34 zł	23-0	13-0