Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 17 (736) z dnia 10.06.2011

Warunki przyznania i wypłaty świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe jest często spotykaną formą finansowego wsparcia wypoczywających pracowników. Mimo że zasady jego przyznawania uregulowane są w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie jest ono finansowane z jego środków. Nie każdy pracodawca ma też prawną możliwość zapewnienia pracownikom takiego świadczenia.

Podmioty uprawnione do wypłaty świadczenia urlopowego

Świadczenie urlopowe mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2011 r. nr 45, poz. 235; dalej ustawy o ZFŚS).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcy ze sfery budżetowej (bez względu na ilość etatów) tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Nie mają oni wyboru pomiędzy tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego. Wyjątek od tej reguły dotyczy tylko nauczycieli objętych zakresem Karty Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 ze zm.), którzy są uprawnieni zarówno do świadczenia urlopowego, jak też do dopłat do wypoczynku z ZFŚS.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają natomiast możliwość wyboru. Mogą tworzyć ZFŚS bądź wypłacać świadczenie urlopowe.

Warunki przyznania świadczenia urlopowego

Podstawowym warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych w danym roku kalendarzowym. W tak rozumiany okres 14-dniowego urlopu wchodzą weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak też inne dni dla pracownika wolne, przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego. Należy podkreślić, że świadczenie urlopowe, w przeciwieństwie do świadczeń przyznawanych w ramach ZFŚS, ma charakter roszczeniowy. Pracownik może domagać się jego wypłaty, jeżeli spełnił określone ustawą warunki jego przyznania.

Świadczenie urlopowe wypłaca się niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Przy jego przyznawaniu nie bierze się więc pod uwagę kryterium socjalnego. W związku z tym, pracownik nie ma obowiązku przedkładania jakichkolwiek zaświadczeń o dochodach ani też wniosku o przyznanie świadczenia. Przysługuje ono z mocy prawa, a jedynymi warunkami jego przyznania jest odpowiednio długi okres urlopu wypoczynkowego oraz posiadanie statusu pracownika. Wypłaty świadczenia urlopowego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Wysokość świadczenia urlopowego

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia. Ponadto świadczenie urlopowe dla wszystkich zatrudnionych, oprócz pracowników młodocianych, ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). Odnośnie pracowników młodocianych, kwota świadczenia urlopowego równa jest wysokości odpisu podstawowego naliczonego w zależności od roku nauki. Podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2011 r. stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2010 r., czyli kwota 2.917,14 zł.

Wysokość świadczenia urlopowego w wysokości odpisu podstawowego w 2011 r.

Rezygnacja z wypłaty świadczenia urlopowego

Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie Nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce go wypłacać, musi jednak dokonać formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Są one zróżnicowane w zależności od stanu zatrudnienia pracodawcy, ustalanego na dzień 1 stycznia danego roku, tj.:

1. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, jednak mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, objęty układem zbiorowym pracy, postanowienie w sprawie niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, powyższe postanowienie zawiera w regulaminie wynagradzania. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wymagają uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym interesy załogi.

2. Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (zatrudniający poniżej 20 pracowników), informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w terminie do 31 stycznia, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy.

Pracodawca spełniający wskazane powyżej warunki w zakresie stanu zatrudnienia, który nie zrezygnował z wypłacania świadczenia urlopowego w sposób określony w ustawie o ZFŚS jest zobowiązany je wypłacać na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Spełnienie warunków formalnych rezygnacji jest więc bardzo istotne.